Was ist eine Nebenkostenabrechnung? – Einfach erklärt

Jedes Jahr flattert sie ins Haus und sorgt oft für Verwirrung oder Streit: die Nebenkostenabrechnung. Doch was genau ist das eigentlich? Welche Kosten dürfen darin auftauchen, wie wird abgerechnet und worauf müssen Mieter und Vermieter achten?

In diesem Beitrag erfährst du alles Wichtige rund um die Nebenkostenabrechnung – verständlich erklärt und mit praktischen Hinweisen für die Praxis.

1. Was sind Nebenkosten überhaupt?

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind die zusätzlichen Kosten, die dem Vermieter im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Mietwohnung entstehen. Der Mieter zahlt neben der eigentlichen Miete (Kaltmiete) einen monatlichen Abschlag für diese Kosten – die sogenannte Nebenkostenvorauszahlung.

Welche Kosten genau umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Dazu gehören zum Beispiel:

• Heizkosten und Warmwasser
• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Abwasser
• Müllabfuhr
• Straßenreinigung
• Hausmeister
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Versicherungen (z. B. Gebäudeversicherung)
• Allgemeinstrom (z. B. für Treppenhausbeleuchtung)

2. Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) ist die jährliche Abrechnung, mit der der Vermieter genau aufschlüsseln muss, wie hoch die tatsächlichen Nebenkosten für das vergangene Jahr waren und wie viel der Mieter bereits über seine monatlichen Vorauszahlungen gezahlt hat.

Die Abrechnung zeigt am Ende, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder eine Rückerstattung erhält.

3. Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aufgebaut sein?

Damit eine Nebenkostenabrechnung rechtlich korrekt ist, muss sie bestimmte Mindestangaben enthalten. Dazu gehören:

• Der Abrechnungszeitraum (maximal 12 Monate)
• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels (z. B. nach Wohnfläche, Personenanzahl, Verbrauch)
• Die Berechnung des Anteils des Mieters
• Die Abzüge der geleisteten Vorauszahlungen
• Der Saldo (Nachzahlung oder Guthaben)

Fehlen wichtige Angaben, kann die Abrechnung formell unwirksam sein. Der Mieter muss unter bestimmten Voraussetzung dann nichts nachzahlen.

4. Abrechnungszeitraum und Fristen

Die Abrechnung muss sich immer auf einen Zeitraum von maximal 12 Monaten beziehen – zum Beispiel vom 1. Januar bis 31. Dezember.

Der Vermieter hat dann zwölf Monate Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Für eine Abrechnung des Jahres 2024 ist also der 31. Dezember 2025 die Frist.

Wichtig: Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (z. B. wegen verspäteter Abrechnungen des Energieversorgers).

5. Was tun bei Fehlern oder Unstimmigkeiten?

Mieter sollten jede Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen. Häufige Fehler sind:

• Nicht umlagefähige Kosten werden abgerechnet
• Falscher oder nicht nachvollziehbarer Verteilerschlüssel
• Rechenfehler
• Falsche Vorauszahlungsbeträge

Mieter haben nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einwände geltend zu machen. Die Einwände sollten immer schriftlich und möglichst konkret formuliert werden.

Tipp: Wer unsicher ist, kann die Abrechnung von einem Mieterverein oder Rechtsanwalt prüfen lassen.

6. Unterschied: Nebenkostenpauschale vs. Nebenkostenvorauszahlung

Nicht alle Mietverträge regeln die Nebenkosten über Vorauszahlungen. Es gibt auch sogenannte Nebenkostenpauschalen. In diesem Fall wird ein fester Betrag vereinbart, der unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch gezahlt wird – eine Abrechnung erfolgt dann nicht.

Vorteil: Keine Nachzahlung möglich.
Nachteil: Kein Anspruch auf Rückerstattung bei niedrigem Verbrauch.

Die meisten Mietverhältnisse basieren jedoch auf Vorauszahlungen mit jährlicher Abrechnung, weil dies gerechter ist.

Fazit: Die Nebenkostenabrechnung – lästig, aber wichtig

Auch wenn sie manchmal kompliziert erscheint: Die Nebenkostenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil jedes Mietverhältnisses. Sie schafft Transparenz über die tatsächlichen Kosten und sorgt dafür, dass Mieter nur das zahlen, was auch wirklich anfällt.

Mieter sollten die Abrechnung aufmerksam prüfen – und Vermieter sollten auf eine korrekte, transparente und fristgerechte Erstellung achten. So lassen sich viele Missverständnisse und Streitigkeiten vermeiden.